Tilaajavastuulaki – kaikki olennainen yhdestä paikasta

Tilaajavastuulaki on laki, joka velvoittaa yrityksiä huolehtimaan vastuistaan, kun ne käyttävät ulkopuolista työvoimaa. Sen tarkoituksena on varmistaa reilut pelisäännöt työelämässä ja ehkäistä harmaata taloutta. Käytännössä laki edellyttää, että ennen kuin yritys solmii sopimuksen alihankkijan tai vuokratyövoimaa tarjoavan kanssa, se selvittää sopimuskumppanin taustat ja varmistaa lakisääteisten velvoitteiden hoitamisen.

Tämä suojaa sekä työn tilaajaa että työntekijöitä – ja toisaalta varmistaa, että kilpailu markkinoilla on tasapuolista. Samalla tilaajavastuukäytäntö lisää luottamusta: kun yritykset jakavat tarvittavat tiedot avoimesti, yhteistyölle syntyy vankka perusta.

Tässä artikkelissa pureudutaan syvälle tilaajavastuulakiin. Käymme läpi muun muassa, mitä tilaajavastuu käytännössä tarkoittaa, ketä laki koskee ja missä tilanteissa selvitykset on hankittava. Lisäksi listaamme tilaajavastuulain mukaiset selvitykset eli asiakirjat, jotka työn tilaajan on pyydettävä ja tarkastettava ennen sopimuksen tekemistä. Lopuksi kerromme, miten viranomaiset valvovat lain noudattamista ja millaisia seuraamuksia laiminlyönneistä voi seurata.

Mitä tilaajavastuu tarkoittaa?

Tilaajavastuu tarkoittaa työn tilaajan vastuuta varmistaa sopimuskumppaninsa luotettavuus ja lainmukaisuus ennen yhteistyöhön ryhtymistä. Kun yritys aikoo teettää työtä toisella yrityksellä (esimerkiksi alihankintana) tai käyttää vuokratyöntekijöitä, sen tulee tilaajavastuulain mukaisesti selvittää, että kumppani on hoitanut kaikki lakisääteiset velvoitteensa. Näihin velvoitteisiin kuuluvat (Huomionarvoista on, että virallisessa lainsäädännössä puhutaan tilaajan selvitysvelvollisuudesta, mutta käytännössä tästä laista ja siihen liittyvistä toimista käytetään lyhyesti nimitystä tilaajavastuu.) esimerkiksi verojen maksaminen, työntekijöiden eläkevakuuttaminen sekä työterveyshuollon järjestäminen omalle henkilökunnalle.

Yksinkertaistetusti kyse on siitä, että työn tilaaja tarkastaa tulevan yhteistyökumppanin “taustat” ennen sopimusta. Tämä on osa yrityksen riskienhallintaa: kun tilaajavastuuasioista huolehditaan, yritys välttää tilanteet, joissa se tulisi tahtomattaan tukeneeksi epärehellistä toimintaa. Tilaajavastuu varmistaa, että esimerkiksi remonttifirman palkkaama alihankkija maksaa työntekijöilleen asianmukaiset palkat ja lakisääteiset maksut. Samalla se suojaa työntekijöitä, sillä se ehkäisee sellaisten yritysten käyttöä, jotka laiminlyövät työnantajavelvoitteensa.

Tilaajavastuulain taustalla on vuodesta 2007 voimassa ollut Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä. Lain säätäminen oli yksi keino torjua harmaata taloutta ja taloudellista väärinkäyttöä. Myöhemmin lakia on päivitetty ja tiukennettu (erityisesti rakennusalalla) entisestään – esimerkiksi vuonna 2015 lakiin lisättiin uusia vaatimuksia (kuten työterveyshuollon selvittäminen) ja kynnysarvoja tarkistettiin. Tilaajavastuu on siis olennainen osa vastuullista yritystoimintaa Suomessa ja jokaisen yrityksen, joka käyttää ulkopuolista työvoimaa, tulee tuntea lain velvoitteet.

Ketä koskee tilaajavastuulaki?

Tilaajavastuulaki koskee laajasti erilaisia organisaatioita ja toimialoja. Lähtökohtaisesti laki koskee kaikkia työn tilaajia – yrityksiä, yhteisöjä ja julkisia toimijoita – jotka teettävät työtä ulkopuolisella työvoimalla. Tyypillisiä esimerkkejä ovat yritykset, jotka:

• solmivat alihankintasopimuksia toisen yrityksen kanssa tietyn työn tai työkokonaisuuden toteuttamisesta, tai
• käyttävät vuokratyövoimaa, eli palkkaavat työvoimaa henkilöstövuokrausyrityksen kautta.

Käytännössä lähes kaikki toimialat kuuluvat lain piiriin, jos ne käyttävät alihankkijoita tai vuokratyöntekijöitä. Tilaajavastuulaki koskee yhtä lailla rakennusliikettä, joka palkkaa sähköurakoitsijan työmaalle, kuin vaikkapa ravintolaa, joka ostaa siivouspalvelun ulkopuoliselta yritykseltä. Myös julkiset toimijat – kunnat, valtion virastot, seurakunnat ja muut julkisoikeudelliset tahot – ovat tilaajavastuulain tarkoittamia tilaajia silloin, kun ne ostavat ulkopuolista työtä. Käytännössä julkisissa hankinnoissa vaaditaan jo tarjoajilta tilaajavastuuraportit tai vastaavat selvitykset ennen sopimuksen tekoa, jotta kunta tai valtion viranomainen tilaajana voi varmistua tarjoajan luotettavuudesta. Myös konsernin sisäiset sopimukset kuuluvat lain piiriin, jos työvoimaa käytetään yhtiörajat ylittäen (eli tytäryhtiö toimii alihankkijana tai vuokratyönantajana emoyhtiölle tms.).

On hyvä huomata, että laki puhuu työn tilaajasta, eli se ei koske yksityishenkilöitä omissa tarpeissaan. Esimerkiksi jos yksityishenkilö tilaa kotiinsa remontin, tilaajavastuulaki ei velvoita häntä hankkimaan remonttifirman tietoja. Sen sijaan yrityksen tai yhteisön tilatessa vastaavan palvelun oman toimintansa piirissä, laki astuu kuvaan.

Ketä laki ei koske? Laissa on rajattu ulkopuolelle tilanteet, joissa palveluntuottaja on yksityinen elinkeinonharjoittaja ilman työntekijöitä. Toisin sanoen, jos tilaaja ostaa palvelun itsenäiseltä ammatinharjoittajalta, jolla ei ole yhtään työntekijää, lakia ei lähtökohtaisesti sovelleta. Esimerkiksi konsultin tai yksin toimivan asiantuntijan palkkaaminen projektiin voi olla tällainen tilanne. Käytännössä monet yritykset kuitenkin haluavat varmistaa myös tällöin, että kumppani on luotettava – vaikkei laki suoranaisesti velvoittaisi, taustatietojen tarkistaminen on usein hyvä käytäntö riskien minimoimiseksi. Lisäksi rakennusalalla on huomioitu, että vaikka sopimuspuoli olisi yhden hengen yritys, tilaajan selvitysvelvollisuus koskee myös näitä tapauksia, mikäli työ tapahtuu yhteisellä rakennustyömaalla.

Milloin tilaajavastuulakia sovelletaan?

Tilaajavastuulain velvoitteet eivät koske aivan kaikkia pieniä tai lyhytaikaisia sopimuksia, vaan laissa on määritelty tietyt rajat ja edellytykset soveltamiselle. Seuraavassa on keskeiset tilanteet ja poikkeukset, jotka määrittävät, milloin tilaajavastuulakia tulee noudattaa:

• Alihankintasopimuksen arvo: Jos alihankintasopimuksen vastike (ilman arvonlisäveroa) on vähintään 9 000 euroa, tilaajalla on lain mukainen selvitysvelvollisuus. Tämä on niin sanottu raja-arvo alihankintasopimuksille. Jos sopimusarvo jää alle 9 000 euron, lakia ei muodollisesti tarvitse soveltaa. On kuitenkin tärkeää huomata, että tätä summaa ei voi kiertää pilkkomalla työtä keinotekoisesti osiin – jos samalle alihankkijalle tehdään useita peräkkäisiä sopimuksia lyhyin keskeytyksin, niiden arvo lasketaan yhteen. Raja-arvo ei myöskään ole sidottu kalenterivuoteen, eli peräkkäiset pienet sopimukset voivat yhdessä ylittää kynnyksen, jolloin selvitykset on tehtävä.
• Vuokratyön kesto: Vuokratyövoiman käytössä vastaava soveltamisraja liittyy työn kestoon. Mikäli vuokratyöntekijöiden työskentely kestää yhteensä enintään 10 työpäivää, tilaajavastuulakia ei tarvitse soveltaa. Toisin sanoen lyhyet, korkeintaan parin viikon mittaiset vuokratyökeikat voidaan hoitaa ilman lain edellyttämiä selvityksiä. Kuten alihankinnankin kohdalla, peräkkäisiä vuokratyösopimuksia tarkastellaan kokonaisuutena – jos sama vuokratyövoiman käyttö jatkuu pätkissä yli 10 päivää yhteensä, velvoitteet astuvat voimaan.
• Työn suorittamispaikka ja luonne: Lain soveltumiseen vaikuttaa myös se, missä ja millaista työtä tehdään. Yleensä edellytetään, että työ tehdään tilaajan tiloissa tai työmaalla ja että se liittyy tilaajan tavanomaisiin työtehtäviin tai toimintaan kuuluviin kuljetuksiin. Esimerkiksi tehdas, joka tilaa koneiden kunnossapitoa omalle tuotantolaitokselleen, on selvästi tilaajavastuun piirissä. Jos taas yritys ostaa palvelun, joka ei liity sen omaan toimialaan – vaikkapa lakipalvelun mainostoimisto ostaa asianajotoimistolta – kyse voi olla tilanteesta, johon lakia ei sovelleta, koska palvelu ei liity tilaajan tavanomaiseen toimintaan. Rakennusalalla on kuitenkin erityissäännös: rakentamiseen sekä korjaus- ja kunnossapitotoimintaan tilaajavastuulakia sovelletaan, vaikkei rakennuttaminen kuuluisi tilaajan päätoimialaan. Käytännössä siis jos esimerkiksi kauppaketju rakennuttaa uutta myymälää, sen tulee rakennuttajana noudattaa tilaajavastuulakia urakoitsijoiden suhteen, vaikka kaupan ala itsessään ei ole rakennustoimintaa.

Yhteenvetona: tilaajavastuulakia sovelletaan aina, kun ulkopuolista työvoimaa käytetään yli edellä mainittujen kynnysarvojen tai aikarajojen, edellyttäen että työ liittyy tilaajan toimintaan. Moni vastuullinen yritys on silti omaksunut tavan hankkia tilaajavastuuselvitykset myös pienemmissäkin sopimuksissa – tämä on hyvä tapa varmistaa kumppanin luotettavuus kaikissa tilanteissa.

Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset

Keskeinen kysymys kuuluu: mitä tietoja ja asiakirjoja tilaajan pitää käytännössä pyytää sopimuskumppaniltaan? Alla on lueteltu kaikki lain edellyttämät selvitykset. Nämä selvitykset – eli tilaajavastuu dokumentit – on hankittava sopijapuolelta ja tarkastettava huolellisesti:

1. Rekisteri-ilmoitukset: Selvitys siitä, onko sopimuspuoli merkitty Verohallinnon ylläpitämiin rekistereihin – ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Yleensä tämä käy ilmi YTJ-otteesta (yritys- ja yhteisötietojärjestelmäote), josta näkee yrityksen perustiedot ja rekisteröinnit. Jos kumppani löytyy näistä rekistereistä asianmukaisesti, se kertoo että yritys toimii normaalisti esimerkiksi verotuksen suhteen.
2. Kaupparekisteriote: Virallinen ote kaupparekisteristä, josta ilmenee yrityksen perustiedot, toimiala sekä vastuuhenkilöt (kuten hallitus ja toimitusjohtaja). Kaupparekisteriotteesta voi tarkistaa myös, onko yritys mahdollisesti selvitystilassa tai konkurssissa. Lisäksi on tärkeää varmistaa, ettei yrityksen vastuuhenkilöillä ole liiketoimintakieltoa – yleensä kaupparekisteriote tai erillinen liiketoimintakieltorekisterin tarkistus paljastaa tämän.
3. Todistus verojen maksamisesta: Veroviranomaisen antama todistus, josta ilmenee, ettei yrityksellä ole merkittäviä verovelkoja. Suomessa on käytössä julkinen verovelkarekisteri, josta käy ilmi, jos yrityksellä on yli 10 000 euron rästiin jääneet verot. Mikäli verovelkaa on tätä vähemmän, verottajalta voi saada erillisen todistuksen verovelan määrästä. Oleellista on, että tilaajavastuutiedot näyttävät verojen olevan hoidossa tai ainakin maksujärjestelyssä verottajan kanssa – jos kumppanilla on hoitamatonta verovelkaa yli 10 000 €, sopimusta sen kanssa ei lain hengessä pitäisi tehdä ennen asian korjaantumista.
4. Todistukset eläkevakuutuksista ja eläkemaksuista: Tämä tarkoittaa selvitystä siitä, että yritys on ottanut lakisääteiset työntekijöiden eläkevakuutukset (TyEL-vakuutukset) ja maksanut eläkevakuutusmaksut. Käytännössä eläkevakuutusyhtiö antaa todistuksen, josta ilmenee onko maksut suoritettu ajallaan. Jos yrityksellä on ollut maksamattomia eläkemaksuja, on esitettävä selvitys maksusuunnitelmasta – eli siitä, että rästit on sovittu maksettavaksi. Tämän kohdan tarkoitus on varmistaa, että työntekijöiden eläketurva on kunnossa. (Huomio: Yrittäjän oma eläkevakuutus, YEL, ei kuulu lain selvitysvaatimuksiin, vaan laki koskee työntekijöiden eläkkeitä.)
5. Selvitys työehdoista: Selvitys siitä, mikä työehtosopimus (TES) sopimuspuolen työntekijöihin soveltuu vai vaihtoehtoisesti selvitys keskeisistä työehdoista, jos alalla ei ole yleissitovaa TES:ia. Tämä antaa tilaajalle kuvan siitä, noudattaako kumppani alan normaaleja työehtoja (palkkaus, työajat, ym.). Esimerkiksi rakennusalalla odotetaan, että kumppani ilmoittaa noudattavansa rakennusalan työehtosopimusta.
6. Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä: Lain mukaan jokaisen työnantajan on järjestettävä työterveyshuolto työntekijöilleen. Tilaajan on saatava kumppanilta todistus tai selvitys siitä, että työterveyshuolto on asianmukaisesti järjestetty. Tämä voi olla esimerkiksi työterveyshuollon sopimus tai todistus työterveyspalvelujen tuottajalta. Kohdan tarkoitus on varmistaa, että kumppani huolehtii työntekijöidensä terveydestä ja turvallisuudesta lain edellyttämällä tavalla.
7. Tapaturmavakuutustodistus (rakennusala): Erityisesti rakennusalalla vaaditaan lisäksi todistus voimassa olevasta lakisääteisestä tapaturma- ja ammattitautivakuutuksesta työntekijöille. Rakennustyömailla tapaturmariskit ovat korkeat, joten on kriittistä, että urakoitsijalla on lakisääteinen tapaturmavakuutus kunnossa. Tämä vaatimus koskee käytännössä rakentamiseen liittyviä sopimuksia. (Muiden alojen osalta tapaturmavakuutus sisältyy jo työnantajan yleisiin lakisääteisiin velvollisuuksiin, mutta rakennusalalla sen tarkistamista korostetaan.)

Kaikki edellä mainitut tilaajavastuuselvitykset on oltava ajan tasalla. Laki edellyttää, että tiedot ja asiakirjat eivät ole yli 3 kuukautta vanhoja sopimusta tehtäessä. Siksi on tärkeää pyytää tuoreita dokumentteja: esimerkiksi verovelkatodistus tai eläkevakuutustodistus vanhenee muutamassa kuukaudessa, jolloin kumppanin tilanne on voinut muuttua. Tilaajalla on oikeus ja velvollisuus tarvittaessa pyytää päivitetyt selvitykset, jos sopimuksen teko viivästyy tai yhteistyö jatkuu pitkään.

Kun kaikki tilaajavastuudokumentit on saatu, ne tulee käydä läpi huolella. Pelkkä papereiden pyytäminen ei riitä – tilaajan täytyy myös arvioida niiden sisältöä. Jos jokin selvitys puuttuu tai tiedoissa on epäselvyyksiä, ne on selvitettävä ennen sopimuksen allekirjoittamista. Mikäli tiedoista paljastuu ongelmia (kuten suuri verovelka tai maksamattomia eläkemaksuja), tilaajan on syytä vakavasti harkita, voiko sopimusta ylipäätään tehdä. Lain henki on, että sopimusta ei tule solmia sellaisen kumppanin kanssa, joka ei ole hoitanut velvoitteitaan.

Tilaajan vastuulla on myös säilyttää hankitut tilaajavastuutiedot vähintään kaksi vuotta sopimuksen kohteena olleen työn päättymisestä. Tämä velvollisuus on tärkeä sekä mahdollisia viranomaistarkastuksia varten että yrityksen omaa dokumentaatiota ajatellen. On siis hyvä käytäntö arkistoida kaikki tilaajavastuuselvitykset (esimerkiksi sähköiseen järjestelmään tai paperikansioon) siten, että ne ovat helposti löydettävissä vielä vuosia myöhemminkin. Monet tilaajat myös sopivat kirjallisesti, että sopimusosapuoli toimittaa ajantasaiset tilaajavastuudokumentit esimerkiksi vuosittain tai aina tilaajan pyynnöstä. Näin pitkissäkin yhteistyösuhteissa tilaajalla säilyy näkyvyys kumppanin tilanteeseen.

Milloin tulee hankkia tilaajavastuuselvitykset?

Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset on hankittava ennen sopimuksen tekemistä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kun olet valitsemassa alihankkijaa tai vuokratyövoiman toimittajaa, sinun tulee pyytää edellä luetellut asiakirjat jo neuvotteluvaiheessa tai viimeistään juuri ennen sopimuksen allekirjoitusta. Tarkoitus on, että päätös yhteistyön aloittamisesta pohjautuu ajantasaiseen tietoon kumppanin luotettavuudesta.

Joissakin tapauksissa sopimus voidaan tehdä ehdollisena niin, että siinä on purkava ehto: yhteistyö alkaa, mutta sopimus purkautuu, ellei tarvittavia tilaajavastuuselvityksiä toimiteta kunnossa esimerkiksi ensimmäisen työviikon aikana. Tämä on kuitenkin poikkeuksellinen menettely. Suositeltavampaa on aina hoitaa selvitysten tarkistus ennakkoon, jottei työmaata tarvitse pysäyttää jälkikäteen ilmenneiden ongelmien takia.

On myös hyvä muistaa, että tilaajavastuuselvitykset eivät ole kertaluonteinen rasti ruutuun -tehtävä, jos yhteistyö jatkuu pidempään. Jos teet pitkäkestoisen sopimuksen tai jatkuvaa yhteistyötä, tilaajavastuutietoja kannattaa päivittää säännöllisesti. Lain minimivaatimus on, että selvitykset ovat alle 3 kuukautta vanhoja sopimusta tehtäessä, mutta esimerkiksi monivuotisessa puitesopimuksessa tilaaja voi haluta tarkistaa kumppanin tilanteen vaikkapa kerran vuodessa.

Lyhyesti sanottuna: tilaajavastuuselvitykset tulee hankkia aina ajoissa ennen työn aloittamista. Tämä varmistaa, että ikävät yllätykset vältetään ja että molemmilla osapuolilla on luottavainen olo yhteistyön suhteen. Huolellisuus tässä vaiheessa on merkki hyvästä sopimuskulttuurista – se kertoo myös alihankkijalle, että tilaaja toimii vastuullisesti.

Miten tilaajavastuuvelvoitteet hoidetaan käytännössä?

Usein työn tilaaja pyytää sopimuskumppania itse toimittamaan kaikki yllä luetellut selvitykset. Monilla viranomaisilla (kuten Verohallinnolla ja eläkevakuutusyhtiöillä) on vakiomuotoiset todistukset, joita yritykset voivat pyytää ja toimittaa tilaajalle. Nykyään tarjolla on myös sähköisiä palveluja, jotka helpottavat tilaajavastuun hoitamista. Esimerkiksi Luotettava Kumppani -palvelu (Vastuu Groupin tarjoama) kerää automaattisesti yrityksen tilaajavastuutiedot eri rekistereistä ja kokoaa ne yhdelle ajantasaiselle raportille. Tilaaja voi itse tarkistaa kumppanin raportin verkossa, mikä säästää aikaa ja vaivaa – ja ennen kaikkea varmistaa, että kaikki lain vaatimat tiedot on huomioitu.

Toiset hyödylliset työkalut ovat viranomaisten omat rekisterit ja tietopalvelut. Esimerkiksi yrityksen YTJ-tiedot(ennakkoperintä-, ALV- ja työnantajarekisterimerkinnät) ovat julkisesti haettavissa, samoin kaupparekisteristä voi tilata otteen helposti. Verohallinnon verovelkatietojen hakupalvelu kertoo, onko yritys merkitty verovelkarekisteriin. Työeläkeyhtiöt myöntävät pyynnöstä todistukset eläkemaksujen hoitamisesta. Tilaajavastuuta hoitaessa kannattaa siis hyödyntää olemassa olevia palveluja ja varmistaa, että kaikki dokumentit ovat muodollisesti oikeita ja voimassaolevia. Tärkeintä on luoda yrityksessä selkeä prosessi: ennen sopimuksen solmimista vastuuhenkilö tarkistaa vaadittavat kohdat joko manuaalisesti tai käyttämällä luotettavia tietolähteitä. Näin varmistetaan, ettei mikään velvoite jää vahingossa täyttämättä.

Esimerkki: Yritys A on palkkaamassa yritys B:tä alihankkijaksi toteuttamaan laitteiston huollon. Ennen sopimuksen allekirjoittamista yritys A pyytää yritys B:ltä kaikki tilaajavastuulain mukaiset selvitykset. Yritys B toimittaa sähköpostitse yritys A:lle YTJ-otteensa, kaupparekisteriotteen, verovelkatodistuksen, eläkevakuutusyhtiön todistuksen sekä selvityksen työehdoista ja työterveyshuollosta. Yritys A tarkistaa asiakirjoista, että yritys B on ennakkoperintärekisterissä, sillä ei ole verovelkaa ja että eläkemaksut on hoidettu. Kaupparekisteriotteen perusteella yritys A näkee myös, että yritys B:n vastuuhenkilöillä ei ole liiketoimintakieltoa. Kaikki on kunnossa, joten osapuolet solmivat alihankintasopimuksen. Muutamaa kuukautta myöhemmin työsuojeluviranomainen tekee yllätystarkastuksen yritys A:han. Tilaajavastuuasioita selvittäessään tarkastaja pyytää nähdä yritys B:tä koskevat tilaajavastuu dokumentit. Koska yritys A on säilyttänyt huolellisesti kaikki saamansa todistukset sähköisessä arkistossa, se toimittaa ne viipymättä tarkastajalle. Tarkastaja toteaa, että yritys A on noudattanut tilaajavastuulakia moitteettomasti. Yritys A välttyy laiminlyöntimaksuilta, ja se voi jatkaa yhteistyötä yritys B:n kanssa hyvillä mielin.

Ulkomainen sopimuskumppani ja tilaajavastuu

Entä jos sopimuskumppani on ulkomainen yritys? Tilaajavastuulaki koskee myös tilanteita, joissa suomalainen tilaaja käyttää ulkomaista alihankkijaa tai vuokratyövoimaa. Tällöin tarvittavat selvitykset on toimitettava vastaavina tietoina sopimuspuolen kotimaan lainsäädännön mukaisesti. Toisin sanoen ulkomaisen yrityksen on esitettävä oman maansa viranomaisten myöntämät todistukset, jotka vastaavat Suomen lain edellyttämiä tietoja (kuten rekisteröinti-, vero- ja eläkevakuutustodistukset). Jos jokin pakollinen tieto ei ole suoraan saatavilla, se on korvattava muulla yleisesti hyväksyttävällä selvityksellä. Kannattaa huomioida, että mikäli ulkomaisella yrityksellä on Suomessa y-tunnus (yritys- ja yhteisötunnus), siltä on toimitettava myös Suomen rekisteritietoja, kuten merkinnät ennakkoperintä- ja ALV-rekisterissä sekä verovelkatodistus.

Ulkomaiseen työvoimaan liittyy myös vaatimus varmistaa työntekijöiden sosiaaliturvan kuuluminen johonkin maahan. Erityisesti EU- ja ETA-alueen maista lähetettyjen työntekijöiden osalta tilaajan on pyydettävä niin sanottu A1-todistus tai vastaava selvitys siitä, että työntekijät kuuluvat lähettävän maan sosiaaliturvan piiriin. Tämä selvitys on hankittava viimeistään ennen työn aloittamista Suomessa. Rakennusalalla laki edellyttää, että kaikilla ulkomaisilla työntekijöillä on kyseiset todistukset voimassa ennen työmaalle tuloa. Ulkomaisen sopimuspuolen kanssa toimiessa pätevät muutoin samat periaatteet: tilaajan tulee huolellisesti käydä läpi saadut asiakirjat. Ulkomaisia todistuksia toimitettaessa on suositeltavaa käyttää yleisesti ymmärrettävää kieltä (esimerkiksi englanninkielisiä otteita) tai liittää mukaan käännös, jotta tilaaja pystyy asianmukaisesti tulkitsemaan niiden sisällön. Lopulta tilaajavastuun tavoite on sama riippumatta siitä, mistä maasta kumppani on kotoisin – varmistaa rehti toiminta ja lakisääteisten asioiden hoitaminen myös kansainvälisissä tilanteissa.

Vinkkejä tilaajavastuun hoitoon

• Ole ajoissa liikkeellä: Huolehdi tilaajavastuuselvityksistä hyvissä ajoin ennen sopimuksen tekoa. Kiireessä asioita jää helposti huomioimatta.
• Tarkista asiakirjojen päiväykset: Vanhentuneista (yli 3 kuukautta vanhoista) todistuksista ei ole hyötyä. Pyydä aina tuoreimmat mahdolliset dokumentit.
• Kattavuus on tärkeää: Varmista, että olet saanut kaikki lain vaatimat selvitykset. Esimerkiksi työterveyshuollon järjestämisestä kertova todistus voi joskus unohtua pyytää, jos sitä ei erikseen mainita.
• Dokumentoi ja arkistoi: Luo yrityksellesi tapa tallentaa saadut tilaajavastuutiedot järjestelmällisesti. Olipa se sitten digitaalinen arkisto pilvipalvelussa tai mappi hyllyssä, pääasia on, että löydät tarvittavat paperit nopeasti tarvittaessa.
• Reagoi varoitusmerkkeihin: Jos saamissasi selvityksissä näkyy huolestuttavia tietoja – kuten suuri hoitamaton verovelka tai puutteita eläkemaksuissa – älä sivuuta niitä. Keskustele kumppanin kanssa, pyydä lisäselvityksiä tai harkitse, onko yhteistyö riskin arvoista.
• Hyödynnä apuvälineitä: Käytä luotettavia palveluja ja työkaluja (kuten edellä mainittua Luotettava Kumppani -raporttia) helpottamaan tietojen keruuta ja seurantaa. Automatisointi vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta.
• Huolehdi kokonaisuudesta: Tilaajavastuuvelvoitteet ovat yksi osa harmaan talouden torjuntaa. Esimerkiksi rakennusalalla tilaajalla on muitakin lakisääteisiä velvollisuuksia, kuten varmistaa työntekijöiden veronumerot ja tehdä tarvittavat ilmoitukset Verohallinnolle urakoista. Vastuullinen tilaaja hoitaa kaikki velvoitteensa kokonaisvaltaisesti.

Tilaajavastuu tarkastus ja sanktiot

Tilaajavastuun noudattamista valvovat viranomaiset, tarkemmin sanoen työsuojeluviranomaisen (aluehallintoviraston työsuojelun vastuualueen) tarkastajat. He voivat tehdä yrityksiin pistokokeita tai kohdennettuja tilaajavastuu tarkastuksia – kyseessä on aina tilaajavastuu tarkastus, jossa viranomainen tarkistaa, että tilaajalla on esittää vaaditut selvitykset. Tällaisessa tarkastuksessa viranomainen pyytää nähtäväksi kaikki edellä mainitut tilaajavastuudokumentit soveltuvilta osin ja varmistaa, että ne on hankittu asianmukaisesti. Lisäksi tarkastajat voivat tutkia, onko tilaajalla ollut perusteltu syy luottaa sopimuskumppaniinsa – esimerkiksi tapauksissa, joissa paperit ovat olleet kunnossa, mutta todellisuudessa kumppani ei ole hoitanut velvoitteitaan, voidaan arvioida olisiko tilaajan pitänyt tietää asiasta.

Jos yritys laiminlyö tilaajavastuuvelvoitteensa, seurauksena voi olla laiminlyöntimaksu. Laiminlyöntimaksu on taloudellinen seuraamus, joka määräytyy viranomaisen toimesta. Nykyään maksu on suuruudeltaan vähintään noin 2 110 euroa ja enintään 21 100 euroa yhtä sopimusta kohden. Summan suuruuteen vaikuttavat tapauskohtaisesti mm. laiminlyönnin vakavuus ja laajuus (onko jätetty kaikki selvitykset tekemättä vai puuttuuko vain jokin yksittäinen tieto). Maksu peritään valtiolle, ja sen tarkoitus on toimia ehkäisevänä rangaistuksena – jos tilaaja unohtaa velvollisuutensa, siitä koituu tuntuva lasku. On tärkeä huomata, että laiminlyöntimaksu voidaan määrätä tilaajalle, vaikka sopimuspuoli olisikin hoitanut velvoitteensa – pelkkä selvitysten laiminlyönti riittää sakon perusteeksi. Toisin sanoen tilaaja ei voi puolustautua sillä, että ”oletti kumppanin asiat olevan kunnossa”; lain edellyttämä dokumentaatio on aina hankittava.

Rakennusalalla lakiin on kirjattu mahdollisuus määrätä vielä tavanomaista korkeampi laiminlyöntimaksu tietyissä räikeissä tapauksissa. Korotettu laiminlyöntimaksu voidaan määrätä tilaajalle jopa 65 000–68 500 euron suuruisena. Näin voidaan menetellä esimerkiksi silloin, jos sopimus on tehty sellaisen yrityksen kanssa, jossa määräävässä asemassa oleva henkilö on liiketoimintakiellossa. Toinen tilanne on se, että tilaaja on selvästi ummistanut silmänsä kumppanin laiminlyönneiltä – esimerkiksi tehnyt sopimuksen vaikka hänen olisi pitänyt tietää, ettei toinen osapuoli aio noudattaa lakisääteisiä maksuvelvoitteitaan (tilanteet, joissa tarjoushinta on selvästi poljettu niin alas, että lakisääteisten maksujen laiminlyönti on ilmeistä). Korotettua maksua sovelletaan verrattain harvoin, mutta sitä on käytetty tilanteissa, joissa alihankintaketjussa on ilmennyt törkeitä laiminlyöntejä tai järjestelmällistä pimeän työvoiman käyttöä. Maksut määrätään sopimuskohtaisesti.

Kaiken kaikkiaan, tehokkain keino välttää sanktiot on toimia ennakoivasti: hoitaa selvitykset tunnollisesti ja dokumentoida ne. Mikäli tilaajavastuutarkastus tulee kohdalle, hyvä dokumentaatio ja huolella arkistoidut tilaajavastuutiedot tekevät tarkastuksesta rutiininomaisen läpikäynnin. Yritys voi osoittaa täyttäneensä velvollisuutensa, eikä asiasta seuraa sen enempää toimenpiteitä. Samalla yritys on omalla toiminnallaan edistänyt reilua kilpailua ja työntekijöiden oikeuksien toteutumista – mikä on koko tilaajavastuulain perimmäinen idea.

Yhteenveto

Tilaajavastuulaki on tärkeä osa suomalaista työelämän sääntelyä, joka asettaa yrityksille velvollisuuden tuntea sopimuskumppaninsa taustat. Lain avulla varmistetaan, että ulkopuolista työvoimaa käytettäessä kaikki osapuolet toimivat lakien mukaan ja esimerkiksi verot ja työnantajamaksut tulevat maksetuiksi. Jokaisen työn tilaajan kannattaa sisällyttää tilaajavastuun tarkistaminen osaksi normaalia hankintaprosessiaan. Se on sekä lakisääteinen velvollisuus että fiksu tapa suojata omaa liiketoimintaa.

Muistilista tilaajavastuusta on selkeä: tarkista kumppanin rekisterimerkinnät, verotilanne, eläkevakuutukset, työehdot, työterveyshuolto ja tarvittaessa tapaturmavakuutus. Pidä huoli, että paperit ovat ajan tasalla ja arkistoi ne vähintään kahdeksi vuodeksi. Kun nämä asiat hoitaa huolellisesti, voi keskittyä luottavaisin mielin varsinaiseen yhteistyöhön – tiedossa on, että kumppani pelaa saman reilun pelin sääntöjen mukaan. Kun yritykset kantavat vastuunsa tilaajavastuulain noudattamisessa, lopputuloksena on terveemmät markkinat ja turvatumpi työelämä kaikille osapuolille. Vaikka tilaajavastuu tuokin jonkin verran lisätyötä ja byrokratiaa, se on vakiintunut osaksi suomalaista hankintakulttuuria – ja lopulta siitä hyötyvät rehelliset yritykset ja työntekijät, kun epäreilut kilpailijat karsiutuvat markkinoilta.

Disclaimer

Tämä artikkeli on tarkoitettu yleiseksi tietopaketiksi tilaajavastuulaista eikä se korvaa virallisia ohjeita tai oikeudellista neuvontaa. Lainsäädäntö ja viranomaiskäytännöt voivat muuttua, joten ajankohtaisissa kysymyksissä kannattaa aina tarkistaa tiedot virallisista lähteistä tai kääntyä asiantuntijan puoleen.